[교육행정직 업무 가이드]
교육공무직원 인사
1. 교육공무직원 전보 - 전출 시 작업해야 할 일
3월 1일과 9월 1일. 선생님도 교육공무직도 학교를 이동하는 시기다. 지방공무원의 전보 시기인 1월 1일, 7월 1일과 더불어 바쁜 시기 중 하나. 원래는 가이드를 작성할 때 기본적인 급여 업무, 4대보험 등의 업무부터 정리를 해두려고 했는데 1년 8개월차의 나에게 갑자기 다가온 교육공무직원 전보. 내가 작성하는 가이드는 나중에 내가 업무를 할 때 참고하기 위해 작성하는 목적이 크기 때문에, 이번에 우리학교를 떠나는 교육공무직원의 전출 업무 처리를 하며 공부한 것들을 가장 먼저 작성하기로 했다.
들어가기 전
현재 교육공무직원은 학교가 아닌 교육청과 계약을 맺고 있으나, 교육공무직원에 대한 많은 정보를 학교에서 보유하고 있기 때문에 학교를 옮기게 되면 보유하고 있던 자료들을 전출 가는 학교로 이관해줘야 한다. 해당 교육공무직원의 연차 관리나 퇴직금 관리, 급여 등등을 학교에서 작업하고 있기 때문. 따라서 단순히 계약서 하나 덜렁 보낼 것이 아니라 사전에 작업해야할 것들이 많은데, 전출 학교로 보내야 할 서류는 기본적으로 다음과 같다.
1. 보유하고 있는 인사 서류[근로계약서 일체, 인사관리카드(나이스 출력 가능) 등]
2. 연차 관련 서류[연차유급휴가 발생 및 사용현황, 해당 회계연도 근무상황부, 연차유급휴가 관리대장]
3. 퇴직금 서류[퇴직금관리대장]
4. 교직원생일축하경비 지급 여부(필수는 아니나 다음 학교에서 업무에 참고하라고 적어서 보낸다)
보내는 모든 서류는 복사를 한 이후, 원본을 등기 또는 인편으로 전출학교에 보내고 복사본은 보관해야 한다.
이를 바탕으로 교육공무직원 전출시 해야할 작업을 아래와 같이 정리할 예정이다.
목차
1. 나이스 정보 최신화
2. 시간외근무수당 지급
3. 연차유급휴가 정리
4. 맞춤형복지 업무 처리
5. 연도별 급여총지급현황 보관
6. 발령대장 작성
7. 퇴직금 이관 (2편)
1. 나이스 정보 최신화
전보를 가는 교육공무직원이 나의 학교를 떠나면, 그분에 대한 정보는 우리학교 나이스에서 변경할 수 없다. 나이스 정보 자체가 통째로 전입교로 이관되기 때문이다. 그렇기 때문에 교육공무직원이 우리학교를 떠나기 전에 작업을 마쳐야 한다. 만약 그렇게 하지 못한다면 별도로 공문을 발송해야 하는 번거로움이 수반된다.
1) 연도별급여총지급현황 & 급여외수당관리 확인
가끔 시기가 맞지 않아 월별 급여 작업을 할 때가 아닌, 별도로 급여를 지급할 때가 있다. 이미 급여를 지급한 이후 추가로 급여를 지급해야 하는 상황(ex: 2월 말에 주는 연차수당, 월급과 별도로 지급하는 명절휴가비 등)이 그런 경우인데, 이때는 급여외수당관리에 내용을 등록해줘야 한다. 매해 1~2월에 작업해야 하는 연말정산은 연도별 총지급된 급여로 정산하기 때문에 전출 전 내용을 미리 등록해둬야 번거롭지 않다.
① 교육공무직 급여 > 급여자료관리 > 연도별급여총지급현황에 들어가 내용이 빠짐없이 기록되었는지 확인한다.
② 빠진 내용이 있다면 교육공무직 급여 > 수당관리 > 급여외수당관리에 들어가 해당월을 조회한다.
③ 지급을 한 적이 있으나 조회해도 나오는 내용이 없다면 신규 등록을 해줘야 한다. 등록 버튼을 누르고 대상자를 조회한 후, 해당되는 내용을 입력하면 끝.
2) 인사기록 최신화
① 교육공무직등인사 > 인사기록관리 > 인사기록(인사권한)에 들어가 해당자의 이름 조회
② 해당자를 클릭하면 나오는 정보 중에서 누락된 정보는 빠짐없이 입력해준다.
특히 이 글을 작성하는 시점인 2023년은 나이스가 3세대에서 4세대로 변경되면서 업무에 많은 차질이 빚어졌던 해였다. 새로 입력해야 하는 것도 많고 누락된 것도 많았기 때문에 꼼꼼하게 살펴보고 최대한 채울 수 있는 것들은 다 채워주자.
근무사항 탭은 제대로 입력해줘야 급여 지급도 문제없이 계산되기 때문에 마지막까지 확인해주어야 한다.
연수의 경우에는 4세대 나이스로 들어오면서 개인이 필요시에 등록할 수 있게 바뀌었으므로 반드시 내가 입력해줄 필요는 없겠지만, 나는 그냥 내가 다 입력해서 보냈다.
그 외에도 개인신상까지, 나중에 경력증명서 등의 민원신청이 들어올 때 필요한 사항이므로 되도록 다 채워주어야 한다.
2. 시간외근무수당 지급
전출예정인 교육공무직원이 전출일 전달 초과근무를 했을 수도 있다. 이때의 초과근무수당은 전출교, 즉 현재 소속된 학교에서 작업해주어야 한다. 따라서 미리 교육공무직원이 상신해둔 초과근무사항을 확인하고 이를 출력해둬야한다.
나이스에서 전출일 전달을 기준으로 연장근로신청이 있는지 반드시 확인하고 신청건이 있으면 출력해두자. 이후 급여지급일(17일)에 에듀파인으로 급여 작업을 하며 함께 지급한다.
원래는 공무직 초과근무관련으로 나이스에서 작업할 게 크게 없었는데 4세대 나이스로 변경이 되며 뭔가가 생겨서, 이부분은 제대로 확인하지 못했다. 언젠가 케이스가 생긴다면 추가해 둘 부분.
3. 연차유급휴가 정리
나는 다음과 같은 서류를 보냈다.
① 이전 회계연도 말에 지급한 연차수당 산정 내역
따로 양식은 없다. 학교의 문서등록대장을 뒤져보거나 내가 첨부한 표 양식을 활용해서 보내면 되지 않을까 싶다.
② 해당 회계연도 근무상황부: 해당 회계연도에 연차를 얼마나 사용했는지, 연차 산정에 영향을 주는 복무가 있는지 확인하기 위함이다.
복무 > 근무상황관리 > 근무상황관리에 들어가 해당 회계연도의 기간을 입력하고 결재상태를 완결로 선택한 후 조회.
출력 버튼을 눌러 일자순으로 출력해 원본대조필을 찍어 보냈다.
③ 연차유급휴가 관리대장 (교육공무직원 복무제도 안내 / 2022.11.1.)
전출가는 교육공무직원이 지금까지 사용한 연차유급휴가가 기록된 관리대장도 보내준다. 이부분에 대해서는 관리대장은 꼭 해야 하는 서류다, 그저 편의를 위해 만들어두는 거다, 하는 의견이 갈리는 것 같은데 아무튼 나는 작성해서 보내주었다.
관리대장이 없는 학교도 있을 수 있는데, 그때는 내가 만든 아래의 서식을 활용해도 좋을 것 같다.
4. 맞춤형복지 업무 처리
4대보험은 전입교에서 처리하기 때문에 보험 업무는 건드리지 않아도 괜찮지만, 맞춤형복지는 전출교에서 작업을 해서 보내줘야 한다.
맞춤형복지시스템 기관운영>복지점수 관리>인사변동 관리>인사변동 개별처리>전보/전출에 들어가 전보처리를 해준다.
5. 연도별급여총지급현황 보관
추후에 매년 하는 4대보험 보수총액 신고를 할 때 교육공무직원이 학교를 옮기더라도 우리학교에서 근무한 기간만큼은 우리가 신고를 해주어야 한다. 하지만 해당 교육공무직원이 다른 학교로 떠나면 우리학교에서 근무했던 기록은 확인할 수 없으므로 미리 다운받아 보관해두자.
6. 발령대장 작성
행정실에서 보관중인 발령대장에 전보 내용을 작성한다.
이렇게 하면 먼저 처리할 일들은 끝!
남은 건 퇴직금 이관인데··· 위의 내용보다 작업할 것이 많아 별도의 글로 정리하려고 한다.